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Procedimientos
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Manual de Compras

Política y Procedimiento sobre la firma y registro de los contratos

CONTRATOS

La Política y Procedimiento sobre la Firma y Registro de los Contratos número 07-2012 establece las normas y procedimientos que regulan la aprobación y firma de Contratos por concepto de: Acuerdos de Colaboración, Gastos por Servicios Prestados, Arrendamientos, Construcción, Acuerdos para llevar a cabo Practicas Clínicas, supervisadas e internados con entidades externas y para la administración de Fondos Externos (Grants) en representación del Sistema Universitario Ana G. Méndez.

Funcionario Autorizado

Contrato de Gastos

Contrato de Ingresos

Acuerdo de Colaboración

Contrato de Arrendamientos

Rectores

Hasta $4,000

Hasta $50,000

Ninguno

Ninguno

VP y Gerente General Sistema TV

Hasta$4,000

Hasta $50,000

Ninguno

Ninguno

VP de Asuntos Administrativos

Hasta $25,000

Empresas Auxiliares

Ninguno

Menor a un periodo de (doce) 12 meses

Presidente

Excedan de $25,000

Excedan de $50,000

Ninguno

Mayor a un (1) año


  • Todo servicio prestado a nuestro Sistema de $1.00 a $1,000 NO DEBE MEDIAR CONTRATO, se pagará mediante el documento de encumbrance.
  • Se establece de forma compulsoria que todo Contrato debe ser registrado en el Sistema Banner cuando el servicio que se requiera llevar a cabo exceda una compensación sobre $1,000.01.
  • Los contratos de servicios en exceso de $25,000 al año, con fondos corrientes y en exceso de $10,000 al año con Fondos Federales, requiere obtener tres (3) cotizaciones escritas para la contratación del servicios.
  • Los contratos de proyectos de construcción con fondos institucionales sobre $25,000 y que no excedan de $50,000 requiere tres (3) cotizaciones y cuando excedan los $50,000 requiere llevar a cabo una subasta formal según establecido en el Manual de Subastas de Proyectos de Construcción vigente.
  • Para obtener mayor información sobre la política, puede comunicarse a nuestra oficina a las extensiones 7203, 7395 ó 7369.

 

COMPRAS

Todas las transacciones de compras se realizan a través de nuestro Sistema BANNER. Para solicitar acceso a las pantallas puede comunicarse con el Sr. Gabriel N. Cruz Freytes, Administrador de Seguridad BANNER/Finanzas, a la Ext. 7502.

Encumbrance
Documento generado en el sistema mecanizado con el propósito de solicitar la expedición de un cheque. Se requiere preparar encumbrance para compras menores de $1,000. Pantalla FGAENCB. "Véase Manual de Compras".

Requisición de Compra
Documento oficial que genera cualquier unidad administrativa para solicitar al Director de la Oficina de Compras la adquisición de equipo, materiales, bienes y servicios. Para completar una Requisición de Compra esta debe tener fondos asignados y vigentes. El proceso debe ser completado por el usuario y aprobado por los niveles de aprobación correspondiente. Pantalla FPAREQN. "Véase Manual de Compras”.

Orden de Compra
Documento oficial tramitado por la Oficina de Compras para formalizar legalmente las ofertas y transacciones para la adquisición de equipo, materiales, bienes y servicios. En caso de ser necesario la Oficina de Compras procede a llenar solicitud de crédito y crear Vendors comerciales (la Solicitud de Creación de Vendor debe ser enviada por facsímil o correo interno) para solicitar la cotización al suplidor. Una vez acordado el precio, términos del pago, método de envío y disponibilidad del producto, se puede asignar el número de Orden de Compra.

Pre-Subastas
Procedimiento de compra como parte del cual las cotizaciones se piden por escrito, por teléfono o por mensajero, y la adjudicación se hace sin el requerimiento de una subasta formal, pero cumpliendo con los requisitos de la política de compras.

Subasta Formal
La subasta formal es el procedimiento de compra que requiere el envío, o entrega, a posibles licitadores de invitaciones a subastas. Dichas invitaciones deben incluir los detalles de los términos y condiciones de la transacción a realizarse, y la fecha y hora en que vence el periodo para recibir ofertas. Se requiere el envío de las ofertas en sobre sellados. Las ofertas recibidas serán abiertas y leídas en el día y hora previamente indicados y ante los licitadores presentes.

Ordenes de Emergencia
Generalmente se adelanta el número de orden de compra en alguna situación de emergencia, ya sea para resolver situaciones causadas por desastres naturales o algún material que se requiere de inmediato.

Ordenes de Material Vivo o Manejo Especial
El usuario debe indicar en la Requisición de Compra si el material es vivo y/o de manejo especial, también debe incluir fecha en que se requiere la mercancía. Generalmente, estas compras se requiere que sean recibidas en no más de dos (2) días laborables.

Sugerencias e interrogantes sobre nuestros servicios puedes hacerlos a través de E-Mail: ac_jberrios@suagm.edu

Teléfono: (787) 751-0178 Ext. 7207
Facsímil : (787) 766-1763
Sobre la Igualdad de oportunidades en el SUAGM: Esta institución no excluye de participación ni niega beneficios ni discrimina contra ninguna persona por razón de raza, sexo, edad, color, nacimiento, origen o condición social, impedimento físico o mental o por ideas políticas, religiosas, sociales o sindicales.